Executive Assistant/Office Manager2019-11-01T10:24:52+00:00

Mit Ihrer Übersicht und Ihrem Organisationstalent halten Sie alle Fäden fest in der Hand!

Helvetica Property ist ein erfolgreicher, unabhängiger und durch die FINMA regulierter Anbie-ter von Fondsleitungs- und Vermögensverwaltungsdienstleistungen. Unser Fokus liegt ausschliesslich auf Immobilien. Wir sind dynamisch, wachsen schnell und überzeugen durch unsere Integrität, unsere Leidenschaft und unser Herzblut. 

Jetzt brauchen wir Sie, unseren neuen Executive Assistant / Office Manager (w/m)!

Ihre Aufgaben:
  • Sie übernehmen das Management der Agenden unseres CEO sowie von zwei weiteren Geschäftsleitungsmitgliedern, koordinieren Termine und organisieren Sitzungen
  • Sie verfassen Sitzungsprotokolle und erstellen Präsentationen und Korrespondenz
  • Sie übernehmen die Triage der eingehenden Mails, prüfen diese inhaltlich und priorisieren die Anfragen
  • Sie halten die Adressen unserer externen Partner im CRM-System à jour
  • Sie unterstützen unseren Compliance Officer u.a. beim Pflegen des Vertrags-Management-Systems
  • Ihre Office Management-Aufgaben beinhalten die Bestellung von Büromaterial, die Organisation der Infrastruktur und den Empfang von Besuchern
  • Sie leiten kleinere Projekte wie die Einführung von neuen Software-Lösungen oder die Optimierung von Prozessen
Ihre Fähigkeiten:
  • Sie sind eine erfahrene Direktions- oder Anwaltsassistentin und haben mindestens 3-5 Jahre in einer vergleichbaren Funktion auf GL-Stufe gearbeitet.
  • Sie haben sich idealerweise im Bereich Direktionsassistenz weitergebildet (Direktionsassistent/in mit eidg. FA)
  • Sie haben eine starke Affinität für juristische Themen und Fragestellungen
  • Sie besitzen sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Solide Französischkenntnisse sind von Vorteil
  • Sie sind versiert im Umgang mit MS Office und können dadurch auch anspruchsvolle-re Power Point-Präsentationen selbstständig erarbeiten
  • Dank Ihrem Organisationssinn und Ihrer Eigenverantwortung schätzen Sie selbstständig ein, welche Aufgaben mit welcher Priorität zu erledigen sind
  • Sie erkennen alle Zusammenhänge, sind kommunikationsstark und können mehrere Aufgaben gleichzeitig managen
  • Sie überzeugen auch durch Ihren souveränen Auftritt, Ihre absolute Diskretion und Ihre positive Einstellung
Ihr Gewinn:
  • Wir geben Ihnen die Chance, sich bei uns aktiv einzubringen, etwas zu bewegen und die Entwicklung unseres Unternehmens direkt mitzugestalten
  • Erleben Sie unsere offene und familiäre Kultur und geniessen Sie die Vorteile von flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
  • Sie möchten sich auch fachlich laufend entwickeln? Dann passen wir perfekt zusammen, denn wir unterstützen Weiterbildungswünsche und bieten Ihnen neue berufliche Herausforderungen
  • Attraktive Anstellungsbedingungen, eine leistungsorientierte Vergütung und flexible Arbeitszeiten sind für uns eine Selbstverständlichkeit

Werden Sie Teil unseres top-motivierten und leidenschaftlichen Teams, das sich mit viel Herzblut für unser Unternehmen einsetzt! Dann folgen Sie uns auf Linked In.
Zusammen mit Ihnen können wir noch erfolgreicher sein. Denken wir da in die gleiche Richtung? Dann ist Ihr nächster Karriereschritt nur ein paar Klicks entfernt!
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Unser externe HR Partner, Anna Kotrba und Annette Corona, kümmert sich sehr gerne um Ihre Bewerbung und ist bei Fragen für Sie da. Bewerbungen von Personalvermittlern sind ebenfalls direkt an HC Solutions zu richten.
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